Objectif
Produire un accord opérationnel (cadrage, règles, jalons, responsabilités) par délibération : chacun contribue, les désaccords sont rendus visibles, puis arbitrés selon des critères explicites. On vise une décision robuste (tenable dans la durée), pas un simple consensus de façade.
Méthode
Durée : 1h45–2h | Rôles : 1 sponsor (cadre), 1 animateur, 1 scribe (traceur), participants clés (8–15).
Règle d’or : on ne “présente” pas le projet ; on le “co-cadre”.
1) Ouverture et contrat de délibération (10 min)
- L’animateur annonce : objectif, livrables, timing, règles de parole.
- Règles : temps limité, parole distribuée, désaccords autorisés, décisions tracées.
- Définir la règle d’arbitrage : consentement (pas d’objection majeure argumentée) ou vote si blocage.
2) Finalité et périmètre co-écrits (20 min)
- 2 min en silence : chacun écrit (post-its) “à quoi sert le projet ?” + “ce qui est hors périmètre”.
- Mise en commun, regroupement, puis formulation collective d’un énoncé de finalité (1–2 phrases).
- Test rapide : “Qui a une objection majeure ?” → ajustement.
3) Objectifs et critères de succès (20 min)
- Travail en binômes : proposer 2–3 objectifs + indicateurs simples.
- Plénière : sélection par dot-voting (3 points/personne) puis consolidation.
- Délibération courte : pour chaque objectif retenu, préciser “mesure” + “horizon”.
4) Parties prenantes, rôles et responsabilités (25 min)
- Cartographie rapide : qui est impacté / qui décide / qui exécute.
- Clarifier “qui tranche quoi” : sponsor, pilote, experts, contributeurs.
- Formaliser une règle : une décision = un responsable + une échéance + un critère.
5) Jalons et dépendances (20 min)
- Construire une frise macro (3 à 6 jalons).
- Identifier 3 risques majeurs et 3 dépendances critiques.
- Délibérer : quels jalons sont non négociables et pourquoi.
6) Rituels de pilotage (10 min)
- Co-définir 2–3 rituels : point hebdo (30 min), comité mensuel (60 min), revue jalons.
- Préciser format : ordre du jour fixe, décisions tracées, suivi des actions.
7) Engagement à 30 jours (10 min)
- Chacun propose une action “projet” réalisable à 30 jours.
- Sélection des actions prioritaires, attribution, dates.
- Tour final : “Je m’engage sur… / J’ai besoin de…”.
Livrables à produire en séance (indispensables)
- Finalité + périmètre (in/out)
- 3–5 objectifs + indicateurs
- Rôles / responsabilités + règle d’arbitrage
- Frise jalons + 3 risques + 3 dépendances
- Rituels de pilotage + plan d’actions 30 jours
Posture d’animation (ce qui rend la réunion réellement délibérative)
- Faire écrire avant de faire parler (évite domination).
- Alterner : silence → binômes → plénière (participation équitable).
- Rendre visibles les divergences puis trancher avec une règle connue.
- Clore chaque séquence par une décision formulée et validée (et non une discussion).